Votre guide pour une
révision efficace de votre programme

Le monde des voyages d’affaires est en train de changer. À l’heure où plusieurs pays rouvrent leurs frontières, le moment est venu de se préparer pour le retour à la « nouvelle normalité » post-COVID-19. Votre programme voyages d’affaires et les politiques associées devront être sans faille, mais aussi offrir un potentiel de gestion du risque et d’économies plus élevé que jamais. Des préparatifs aux notes de frais, il est temps d’examiner tous les aspects de votre programme voyages pour soutenir la reprise de vos activités.

De la définition de nouveaux objectifs à l’élaboration de votre stratégie de communication, suivez chaque étape de ce guide pour vous assurer d’étudier le sujet sous tous les angles.

Table des matières :


Étape 1 : définissez de nouveaux objectifs
La récente pandémie de COVID-19 va probablement entraîner une modification des buts et des priorités de votre programme voyages d’affaires. Quels que soient vos objectifs, vous les atteindrez en vous assurant de centraliser vos dépenses de voyage, ce qui implique que toutes les personnes qui réservent suivent le même processus et utilisent la même plateforme.

Il existe cinq objectifs majeurs en matière de déplacements professionnels.
Vous pouvez en choisir un ou plusieurs. Assurez-vous de choisir des buts conformes aux ambitions et à la culture de votre entreprise, ainsi qu’aux attentes de satisfaction de vos voyageurs.

  1. La gestion du risque : la gestion du risque voyageur est aujourd’hui plus complexe et exigeante que jamais, et nécessite une attention toute particulière. Votre site Egencia propose beaucoup d’outils qui privilégient la gestion du risque et l’assistance voyageurs. Exploitez votre site au maximum pour fournir la meilleure gestion du risque possible à vos employés. Servez-vous de votre site pour avoir davantage de contrôle sur les destinations et/ou les alertes, savoir où se rendent vos voyageurs et les informer des changements, problèmes ou urgences en cours. En savoir plus

  2. La maîtrise des coûts : vous devez être sûr que votre budget voyage soit utilisé à bon escient et qu’il soit le plus rentable possible pour votre entreprise. Minimisez les coûts sans faire de concession sur la sécurité des voyageurs ni sur les services, et contrôlez vos dépenses de voyages pour alléger le budget. Si vous empruntez cette voie, il est essentiel de tenir compte des répercussions de ces mesures, au-delà des économies réalisées ; la satisfaction des voyageurs est cruciale pour qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes.

  3. Les économies : alors que vos voyageurs se préparent à reprendre la route, il est vital de faire des économies dans tous les domaines possibles. Un large inventaire est synonyme de choix pour vos voyageurs et vous. Nous sommes capables de faire ressortir les meilleures options en fonction de votre politique et de vos consignes. N’oubliez pas, votre politique voyages, notamment les allocations journalières, les préférences et ainsi de suite, sera vitale pour soutenir votre stratégie de réduction des coûts.

  4. L’amélioration de votre impact sur la planète et sur les hommes : parallèlement à vos préparatifs en vue du déconfinement post-COVID-19, vous réfléchissez peut-être à vos objectifs en matière de développement durable et à la façon dont une modification de votre programme voyages, quelle qu’elle soit, pourrait les affecter. Alors évaluez votre empreinte écologique, sociale et économique et améliorez-la en proposant des fournisseurs écoresponsables. Egencia Analytics Studio peut vous aider à analyser et à établir des rapports sur les émissions de CO2 liées aux vols et aux nuits d’hôtels de vos employés.

  5. Soutenez la croissance de votre entreprise : si vous venez d’investir de nouveaux marchés ou de racheter une société, le moment est bien choisi pour réexaminer votre programme voyages afin de l’adapter aux évolutions spécifiques à votre compagnie ou au secteur.

En définissant vos nouveaux objectifs, assurez-vous de les aligner sur :
  • La culture votre entreprise (principaux projets et objectifs de la direction)
  • La satisfaction des voyageurs et le niveau de veto dont ils disposent pendant cette crise
  • Les décideurs et les principaux acteurs
  • La politique de votre entreprise sur les dates auxquelles les déplacements professionnels seront de nouveau autorisés et le type de voyageurs concernés
  • Les réglementations locales des pays et États de départ et d’arrivée de vos voyageurs d’affaires


Étape 2 : examinez et analysez et vos performances
Quoi que vous visiez, nous vous recommandons d’examiner et d’analyser les performances de votre programme voyages. De la concentration des dépenses au comportement des voyageurs, vous devriez être en mesure de suivre les principaux indicateurs de performances de votre programme voyages pour déterminer la manière dont la crise de la COVID-19 vous a affecté et vous aider à réévaluer le type de données que vous aurez besoin de consulter à l’avenir.
Voici trois groupes de données qui devraient vous servir à analyser les performances de votre politique voyages.

Performances générales*
* De l’année 2019 pour exclure les chiffres biaisés par les effets de la pandémie

  1. Sur votre workspace Egencia Analytics Studio, regardez :
    • L’évolution annuelle des dépenses : un changement dans les dépenses de voyage indique que vous devez revoir votre politique
    • Les économies manquées sur les vols : comprenez les raisons pour lesquelles les voyageurs ne choisissent pas le tarif le moins cher disponible au moment de la réservation grâce au suivi et au reporting des codes de motif relatifs à la politique.
    • Le taux d’adoption en ligne : s’il s’élève à moins de 87 % (la moyenne d’Egencia), nous vous conseillons de prendre des mesures visant à contrôler les coûts des réservations hors ligne.
    • Le respect de la politique voyage : s’il ne dépasse pas la barre des 80 % (la moyenne d’Egencia), passez en revue les justifications des réservations non-conformes à la politique grâce aux codes de motif.

  2. Hors ligne, examinez :
    • Les dépenses hors programme : le succès de votre politique voyages dépend de votre capacité à appliquer vos directives à toutes vos réservations. Analysez vos frais de déplacements professionnels pour estimer le volume de transactions effectuées en dehors du processus de réservation.
    • Les moyens de paiement utilisés et les coûts : les paiements s’avèrent souvent être d’importantes sources d’économies potentielles cachées (en réduisant les coûts de consolidation et de gestion des frais de déplacements professionnels). En savoir plus sur comment choisir le mode de paiement le plus adapté à votre situation.
    • La satisfaction des utilisateurs: tenez compte de toutes les personnes concernées (voyageurs, personnes qui réservent et approbateurs) pour répondre à tous les besoins et ainsi être en mesure d’élaborer un plan d’action globale.

Les cinq piliers des performances actuelles de votre politique voyages
  1. Consignes générales et processus de réservation :
    • La gestion du risque voyageur : examinez les directives existantes ou consultez nos recommandations en cliquant ici. Si vous n’avez pas encore établi de consignes quant à la gestion du risque voyageur, prenez quelques minutes pour lire les bonnes pratiques recommandées
    • Le développement durable : passez les consignes existantes en revue et comparez-les à nos conseils en cliquant ici ; si votre entreprise n’a pas encore de directives sur le sujet, prenez quelques minutes pour consulter ces quelques recommandations détaillant les bonnes pratiques.
    • Les achats anticipés en général : regardez dans quelles mesures les voyageurs se conforment aux règles que vous avez mises en place. Si la réservation anticipée n’est pas respectée, rapportez-vous à votre enquête interne afin de comprendre pourquoi et envisagez de lancer une campagne d’information interne.
    • L’approbation : nous vous recommandons de recourir à l’approbation uniquement si le taux de conformité à votre politique voyages est trop faible (moins de 60 %) ou si vous avez besoin de renforcer votre gestion du risque voyageur (comme pendant une pandémie).

  2. Vols :
    • Le respect de la politique aérienne : si le taux de conformité atteint moins de 70 % (la moyenne d’Egencia), cela devrait vous inciter à revoir votre politique aérienne afin d’encourager l’adoption et ainsi de mieux maîtriser les coûts pour générer davantage d’économies.
    • Le total annuel du budget aérien : si vous dépensez plus de 60 000 USD pour les vols, vous pouvez songer à négocier des tarifs avec les compagnies aériennes. Et si le montant atteint plus de 4 000 000 USD et couvre trois pays importants, vous pouvez pensez à opter pour un programme aérien géré.
    • Les dépenses aériennes par pays et itinéraires les plus fréquentés : penchez-vous sur les pays et itinéraires qui représentent 80 % du total de vos dépenses aériennes.
    • La révision de votre programme aérien : estimez la couverture actuelle de vos tarifs négociés. Chez Egencia, la couverture moyenne d’un programme géré est de 75 %. Si elle est en-dessous, vous devriez renégocier les tarifs avec vos fournisseurs préférés. En vue de cette négociation, vous devriez identifier l’origine du défaut de couverture, notamment les situations de monopole et les itinéraires non couverts.
    • Les cinq principaux fournisseurs aériens : pour identifer les opportunités d’économies indirectes telles que les programmes de fidélité destinés aux voyageurs d’affaires.
    • La politique actuelle sur les achats anticipés et les règles en matière de classe de voyage

  3. Hébergement :
    • Le respect de la politique hôtelière : si le taux de conformité atteint moins de 88 % pour l’hébergement (la moyenne d’Egencia), cela devrait vous inciter à revoir votre politique hôtelière afin d’encourager l’adoption et ainsi de mieux maîtriser les coûts pour générer plus d’économies.
    • La révision de votre programme hôtelier : dressez la liste de toutes les destinations constituant 80 % des nuits d’hôtel et négociez directement avec les établissements cumulant plus de 200 nuitées. Pour les autres, optez pour les Tarifs préférentiels Egencia et/ou les Tarifs spéciaux Expedia. Prenez le temps de supprimer du programme les hôtels négociés, mais délaissés. Déterminez ensuite vos hôtels et chaînes préférés, y compris ceux avec lesquels vous avez négocié directement et ceux de votre inventaire Egencia. Comparez le nombre d’hôtels fréquentés avec le nombre de nuitées afin de désigner un nombre satisfaisant d’hôtels préférés. Vous n’avez pas de programme hôtelier à examiner ? Apprenez comment créer un programme hôtelier
    • La durée de séjour : ce facteur est absolument déterminant pour obtenir différents types de tarifs (dynamiques, flexibles, saisonniers etc.) et identifier le besoin de trouver d’autres options d’hébergement telles que la location d’appartement.
    • Le tarif moyen dans les principales destinations : concentrez-vous sur cinq villes importantes dénombrant plus de 100 nuitées par an et reconsidérez les plafonds pour chacune d’entre elles en conséquence. Pour les autres, nous recommandons aux Travel Managers d’instaurer des plafonds par ville au niveau du pays, de la région ou de l’État.
    • Les règles actuelles sur les achats anticipés

  4. Trains :
    • Déterminer vos dix itinéraires principaux : pour renégocier vos accords avec vos fournisseurs préférés, au sujet des tarifs, mais aussi de la flexibilité des conditions de réservation, l’embarquement prioritaire, l’accès aux salons et la connexion Wi-Fi.
    • Les règles actuelles sur les achats anticipés

  5. Location de voitures :
    • Les dépenses par partenaire et catégorie : pour passer en revue vos fournisseurs préférés et identifier les possibilités de tarifs négociés.
    • Déterminer les dix principaux lieux de prise en charge par pays : pour reconsidérer vos prestataires préférés.
    • Comparer la location classique avec l’option restitution du véhicule dans une autre agence : pour négocier les tarifs de location avec un lieu de restitution différent.
    • Le lieu de prise en charge (aéroport, gare ferroviaire, centre-ville) : ce lieu pouvant faire l’objet de frais spécifiques, il s’agit d’un bon moyen de détecter des opportunités de négociation.
    • La durée de la location : pour déterminer la nécessité de négocier des tarifs à la journée ou à la semaine avec les fournisseurs.
    • Définir la catégorie de véhicule autorisée

Application :
Passez en revue vos groupes d’utilisateurs et les politiques mises en place pour chacun d’entre eux.

Faites travailler les données :
Reportez-vous à notre tableau de mesures recommandées pour revoir votre politique afin de vous assurer de parvenir à atteindre vos objectifs. Assurez-vous de coopérer avec les principaux intéressés pour définir les mesures et changements que vous appliquerez à votre programme voyages.



Étape 3 : enregistrez les changements sur Egencia
Muni des objectifs de votre programme repensé et des rapports de performances de votre programme actuel, vous pouvez maintenant préciser à quoi vos politiques vont ressembler dans les semaines et les mois à venir. Sur votre site Egencia, votre politique voyages est intégrée à la solution, de sorte qu’il est simple pour vos voyageurs de la respecter ; et si votre politique change, vous pouvez la mettre à jour facilement, en un clic.

Commencez par actualiser votre politique voyages
Si vous n’avez pas encore de document écrit, consultez notre guide pour établir une politique voyages.

Ensuite, passez en revue vos paramètres en ligne en suivant quatre étapes simples
  1. Actualisez vos cinq piliers en exploitant l’un des guides utilisateur suivants :
  2. Analysez vos groupes et profils utilisateurs
  3. Affichez votre politique voyages sur votre page d’accueil. En savoir plus
  4. Créez un rapport pour effectuer le suivi de vos résultats


Étape 4 : relancez votre programme voyages
Il est maintenant temps de communiquer en interne pour informer tous vos voyageurs et organisateurs de voyages de chaque changement effectué. Consultez le guide ci-après pour relancer votre programme voyages en interne et obtenir d’excellent résultats.

Suivez ces quatre étapes pour faire connaître votre nouveau programme voyages de manière efficace :
  1. Obtenez l’appui d’un membre de la direction (ou d’un responsable)
  2. Dispensez une nouvelle formation à vos employés
  3. Menez une campagne d’information interne avec la boîte à outils Egencia Relaunch Toolkit
  4. Après la pandémie, nous vous recommandons de partager notre check-list de sécurité en voyage avec vos employés, de leur apprendre comment se servir de leurs billets inutiliséset de créer une boucle de rétroaction à destination des voyageurs pour gérer les craintes qu’ils pourraient avoir en reprenant la route.



Vous avez officiellement suivi toutes nos recommandations pour relancer efficacement votre programme voyages, et vous voilà sur la voie du succès. Maintenant que vous vous sentez mieux armé pour vous préparer aux nouvelles normes des voyages d’affaires post-COVID-19, il est temps de vous connecter à votre compte et de mettre vos compétences à profit.

Et souvenez-vous que vous n’êtes pas seul. Si vous avez décidé que le moment est venu de se préparer au nouveau monde, nous sommes à vos côtés. Nous proposons des services de conseils en voyages d’affaires pour vous aider à prendre les bonnes décisions au sujet de votre programme voyages. En savoir plus