| Objectifs |
Autres recommandations d’Egencia
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Processus de réservation |
Vols |
Hébergement |
Trains |
Voitures
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| Gestion du risque voyageur |
- Centralisez vos réservations sur une plate-forme pour exploiter pleinement le suivi des voyageurs
- Consultez le Centre d’aide Egencia pour obtenir plus d’informations sur les politiques d’annulation flexibles des fournisseurs
- Vérifiez régulièrement les destinations étiquetées « à risque » auprès du ministère des Affaires étrangères de votre pays
- Encouragez l’adoption de l’application mobile pour donner aux voyageurs l’accès aux alertes
- Intéressez-vous à nos partenaires de gestion du risque, tels que Risk Partners, ISOS, WorldAware ou l’un des 11 autres prestataires qu’Egencia peut intégrer
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- Partagez la procédure d’urgence en même temps que les coordonnées des partenaires / de l’équipe de gestion du risque par le biais de la fonction messagerie de votre outil de réservation
- Les profils devraient être obligatoirement renseignés, au même titre que le numéro de téléphone portable et la personne à contacter en cas d’urgence.
- Nombre limité de cadres sur un même vol avec la limitation voyageurs
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- Passez en revue les destinations à risque afin de les bloquer, d’ajouter un message pour informer les voyageurs ou de les signaler comme hors politique.
- Rendez l’approbation de sécurité obligatoire pour les voyages vers des destinations à haut risque
- Encouragez l’assurance avion dans le processus de réservation pour certaines destinations (Allianz)
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- Durée de séjour limitée
- Assurez-vous que ceux qui voyagent vers des destinations à haut risque séjournent dans vos hôtels préférés grâce à des icônes et à des messages affichés au cours de la procédure de réservation
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- Actualisez les destinations à risque et ajoutez un message pour informer les voyageurs
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- Dans les zones à risque, privilégiez les transports terrestres ou le recours aux prestataires de covoiturage plutôt que la location de voiture
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| Contrôle des coûts |
- Autoriser une seule agence de voyages d’affaires pour garantir un minimum de perte sera la clé de votre succès
- N’oubliez pas que certaines de ces recommandations s’accompagnent de restrictions qui pourraient affecter la satisfaction des voyageurs
- Les solutions de paiement peuvent représenter un excellent moyen de maîtriser les coûts : lisez nos bonnes pratiques sur le sujet
- Apprenez-en plus sur la façon dont une politique de réservation de vol anticipée peut réduire le montant des billets d’avion jusqu’à 20 %
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- Si votre taux d’adoption en ligne s’élève à moins de 87 %, rendez la réservation en ligne obligatoire : soyez précis sur les liens à suivre, la procédure de création de profil et le type de déplacements qui pourraient en être exclus, comme les voyages complexes.
- Créez une liste d’exceptions pour la réservation hors ligne.
- Limitez le nombre de personnes par voyage dans votre politique
- Encouragez les déplacements d’une journée pour réduire les réservations d’hôtel
- Repensez votre politique repas et ajoutez-y des plafonds par ville
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- Encouragez le recours aux compagnies aériennes low-cost
- Encadrez les réservations anticipées : la bonne pratique consiste à réserver plus de 14 jours à l’avance. Définissez des règles différentes pour les voyages nationaux, continentaux et internationaux. Plus la distance est importante, plus les voyageurs devraient réserver à l’avance (faible : 20 jours, moyenne : 25 jours, longue : 30 jours).
- Réglementez les classes de voyage par durée de vol : classe Affaires uniquement pour les trajets de plus de 10 heures
- Conseillez de limiter l’utilisation de certains types de tarifs : non flexible, non modifiable, non remboursable
- Ajoutez un prix maximum ou un meilleur tarif dans les options de réservation par défaut
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- Examinez les tarifs hôteliers moyens et diminuez les plafonds par ville
- Passez en revue les prestations incluses (petit déjeuner, Wi-Fi, dernière chambre disponible, parking, politique d’annulation)
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- Modifiez les restrictions sur les catégories de véhicule en fonction de la durée du trajet : 1re classe autorisée au-delà de 4 heures
- Autorisez les réservations anticipées selon la durée du voyage (plus de 4 heures)
- Encouragez le recours aux fournisseurs low-cost
- Dans votre politique, recommandez le train au lieu de l’avion quand c’est possible
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- Passez en revue les prestations incluses (assurances, second conducteur…)
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| Optimisation des économies |
- Lancez un appel d’offres tous les ans pour vous assurer de bénéficier de tarifs négociés
- Encouragez l’utilisation des tarifs Avantage + et des offres spéciales mobile
- Dans l’inventaire Egencia, exploitez les Tarifs spéciaux Expedia ou les Tarifs préférentiels Egencia pour les hôtels cumulant moins de 200 nuitées (après les tarifs négociés)
- Consultez votre rapport Savings Benchmark sur Egencia Analytics Studio pour détecter les opportunités d’économies potentielles
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- Encouragez l’adoption en ligne pour réduire les coûts générés par les appels aux conseillers voyages
- Comparaison entre location de voiture et indemnités kilométriques
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- Assurez-vous que les voyageurs se servent des crédits liés aux billets inutilisés
- Réglementez les réservations anticipées selon le type de courrier: (court : 15 j, moyen : 20 j, long : 25 j)
- Examinez vos dépenses d’avion avec une ou plusieurs compagnies aériennes pour rejoindre de nouveaux programmes de fidélité
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- Passez en revue les tarifs négociés actuels là où la part de marché a augmenté
- Assurez-vous que les plafonds par ville sont adaptés au marché en vous appuyant sur le tarif moyen par nuitée dans la ville concernée et sur les mêmes catégories d’hôtels (nombre d’étoiles)
- Ajoutez de nouveaux hôtels préférés en vous basant sur les établissements les plus réservés
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- Assurez-vous que les indemnités journalières correspondent aux prix du marché en vous servant des tarifs moyens (tenez compte des réservations anticipées et classes de voitures)
- Ajoutez des règles en matière d’achats anticipés
- Identifiez les grands voyageurs, ceux qui profiterait le plus d’une carte de train proposant des billets à tarif réduit (en EMEA)
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- Sélectionnez voitures standard et économiques
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| Développement durable |
- Utilisez les rapports d’émissions de CO2 d’Egencia pour suivre vos avancées
- Si vous n’avez pas encore de directives sur le développement durable, consultez nos conseils en matière de bonnes pratiques
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- Invitez à privilégier le train à l’avion quand c’est possible (si le vol dure moins de 3 heures)
- Recommandez un nombre maximum de voyageurs par déplacement dans votre politique
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- Intégrez le développement durable dans votre programme aérien et sélectionnez les bons fournisseurs
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- Ajoutez des hôtels écolabellisés à vos établissements préférés
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- Faites la promotion des voitures électriques
- Encouragez le covoiturage en autorisant les véhicules de catégorie supérieure, si possible
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| Croissance |
- Nouveaux pays : vérifiez que votre solution de paiement est applicable dans les pays où vous vous lancez
- Contactez votre chargé de compte pour intégrer de nouveaux pays
- Exploitez des solutions de gestion des flux de ressources humaines pour optimiser la gestion des profils
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- Révisez les politiques voyages de groupes pour la nouvelle équipe de direction et les plus grands voyageurs
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- Mettez à jour vos fournisseurs en fonction de vos nouvelles destinations principales ou nouveaux marchés
- Cherchez sans cesse à couvrir un maximum d’itinéraires
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- Mettez à jour vos fournisseurs en fonction de vos nouvelles destinations principales ou nouveaux marchés
- Assurez-vous que vos principales destinations sont bien couvertes
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- Assurez-vous que vos principales destinations et catégories de véhicules sont bien couvertes
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