Forretningsreisebransjen er i endring. Nå som mange land åpner for reiser igjen, er det på tide å forberede seg på «den nye normalen» etter koronakrisen. Det er viktigere nå enn noensinne at bedriftens forretningsreiseprogram og reisepolicy er omfattende og har effektive strategier for risikohåndtering og sparing. Du bør derfor vurdere nøye de ulike aspektene ved forretningsreiseprogrammet ditt, både før og etter reisen.

Følg denne steg-for-steg-guiden for å være sikker på at du har dekket alt fra å sette nye mål til å planlegge kommunikasjonsstrategien din.

Innhold:

• Steg 1: Angi mål
• Steg 2: Analyser og evaluer resultatene
• Steg 3: Dra nytte av Egencia
• Steg 4: Relanser forretningsreiseprogrammet

Steg 1: Angi nye mål
Det er stor sannsynlighet for at reiseprogrammets mål og prioriteringer har blitt endret i etterkant av koronakrisen. Uansett hvilke mål du har, er det viktig å ha sentralisert kontroll over reiseutgiftene, slik at alle som bestiller, bruker den samme bestillingsprosessen og plattformen.

Det finnes fem viktige mål for forretningsreiser.
Du kan velge ett eller en kombinasjon av dem. Det er viktig at målene du angir, samsvarer med bedriftens mål og kultur samt tar sikte på å øke tilfredsheten hos de reisende.

1. Risikohåndtering: Håndtering av risiko for de reisende er en langt mer kompleks og krevende oppgave enn tidligere. På bedriftens Egencia-nettsted finner du flere verktøy med fokus på risikohåndtering og de reisendes sikkerhet. Ved bruk av våre verktøy får du hjelp til å overholde aktsomhetsplikten overfor de reisende og sørge for at sikkerheten deres ivaretas best mulig. Du kan bruke nettstedet ditt til å få bedre kontroll over reisemål og/eller varsler, finne ut hvor de reisende befinner seg, og varsle dem om eventuelle endringer, problemer eller nødssituasjoner. Mer informasjon
   
   
2. Ta kontroll over kostnadene: Du må kunne være trygg på at reisebudsjettet brukes på best mulig måte, og at bedriften får så mye igjen for utgiftene som mulig. Hold kostnadene så lave som mulig uten at det går ut over sikkerheten til de reisende, og kontroller reiseutgiftene via reduserte budsjetter. Når denne fremgangsmåten brukes, er det viktig å se på konsekvensene utover besparelser, ettersom tilfredshet blant de reisende er selve nøkkelen til å engasjere de ansatte.
   
   
3. Spar mer: Mens du jobber med å gjenoppta reisevirksomheten igjen, er det viktig å dra nytte av mulighetene til å spare. Med et stort utvalg av leverandører får både bedriften og de reisende flere valgmuligheter. Vi kan tilby de beste alternativene i henhold til bedriftens reisepolicy og anbefalinger. I en strategi for å spare penger er reisepolicyen, med makspriser, foretrukne hoteller osv., svært viktig.
   
   
4. Økt fokus på bærekraft: Under forberedelsene til livet etter koronakrisen lurer du kanskje på hvordan endringer i reiseprogrammet vil påvirke bedriftens mål om bærekraft. Du bør derfor måle og prøve å forbedre bedriftens påvirkning på miljø, samfunn og økonomi samt bruke miljøvennlige leverandører. Egencia Analytics Studio kan hjelpe med å måle og rapportere bedriftens karbonutslipp relatert til flyreiser og hotellopphold.
   
   
5. Underbygge bedriftens utvikling: Hvis virksomheten satser på nye markeder eller har kjøpt opp en bedrift, er det en god idé å evaluere forretningsreiseprogrammet for å samkjøre det med utviklingen i bedriften eller bransjen.

Når du definerer de nye målene, må du ta hensyn til

• bedriftskulturen (mål og planer)
• de reisendes tilfredshet og de ansattes vetorett over forretningsreiser i krisesituasjoner
• beslutningstakere og viktige interessenter
• bedriftens policy for når forretningsreiser skal tillates, samt hvilken type reiser
• lover og regler i landene bedriften driver virksomhet i, samt landene de ansatte drar på forretningsreiser til

Steg 2: Analyser og evaluer resultatene
Uansett hvilke mål bedriften har, bør du analyserer og se nærmere på resultatene til forretningsreiseprogrammet. Du kan bruke reiseprogrammets prestasjonsindikatorer, som omfatter både kostnadsfordeling og atferdsmønstre, for å se konsekvensene av koronakrisen og vurdere hva slags data som vil være viktig i fremtiden.
Her er tre datagrupper å ta hensyn til når du evaluerer reisepolicyens resultater.

Hovedresultat*
*Fokuser på 2019 for å unngå dataavvik som følge av koronapandemien

1. Sjekk følgende i Egencia Analytics Studio:
   • Endring i årlige utgifter: En endring i reiseutgiftene indikerer at det er på tide å ta en gjennomgang av reisepolicyen.
   • Tapte besparelser på fly: Ved bruk av sporing og rapportering av årsakskoder kan du finne ut hvorfor reisende ikke bestiller de billigste flybillettene.
   • Online-andel: Hvis online-andelen er under 87 % (Egencia-gjennomsnitt), bør du kontrollere kostnadene ved offline-bestillinger.
   • Etterlevelse av policyen: Hvis etterlevelsen er på under 80 % (Egencia-gjennomsnitt), kan du bruke årsakskodene til å finne ut hvorfor det gjøres bestillinger utenfor reisepolicyen.
   
   
2. Ta en offline gjennomgang av følgende:
   • Kostnader utenfor policyen: Reisepolicyens suksess avhenger av at retningslinjene følges for alle bestillingene som gjøres. Ta en gjennomgang av reiser og utgifter for å se hvor mange transaksjoner som gjøres utenfor bedriftens offisielle bestillingsprosess.
   • Betalingsmåter og kostnader: Ved å se nærmere på betalinger kan du finne nye innsparingsområder (ved å redusere utgiftene til konsolidering og administrasjon av reiser og utgifter). Finn ut hvordan du velger den beste betalingsmåten.
   • Brukertilfredshet: Se nærmere på hver enkelt interessentgruppe − reisende, bestillere og godkjennere − for å ta hensyn til alle behov og utarbeide en helhetlig handlingsplan.

Fem nøkkelpunkter for evaluering av resultatet til en reisepolicy

1. Generelle retningslinjer og bestillingsprosessen:
   • Risikohåndtering: Gjennomgå eksisterende retningslinjer, eller klikk her for å se våre anbefalinger. Hvis du ikke har innført noen risikohåndteringstiltak, kan du se våre anbefalte beste praksiser.
   • Bærekraft: Se gjennom eksisterende retningslinjer, og klikk her for å sammenligne dem med våre anbefalinger. Hvis bedriften din ikke har noen retningslinjer, kan du se våre anbefalte beste praksiser.
   • Generelt forhåndskjøp: Finn ut om reglene dine overholdes. Hvis regelen om forhåndskjøp ikke overholdes, kan du bruke den interne undersøkelsen til å finne ut hvorfor og vurdere behovet for å sette i gang en informasjonskampanje.
   • Godkjenning: Vi anbefaler at du bruker godkjenning kun dersom etterlevelsen av reisepolicyen er for lav (under 60 %), eller hvis det er nødvendig å iverksette strengere risikohåndteringstiltak (for eksempel under en pandemi).
   
   
2. Fly:
   • Etterlevelse av policyen for flybestillinger: Dersom etterlevelsen er på under 70 % (Egencia-gjennomsnitt), bør du gå gjennom flypolicyen for å fremme en høyere online-andel, bedre kostnadskontroll og flere besparelser.
   • Totale årlige flyutgifter: Hvis bedriften din bruker over USD 60 000 på flyreiser i året, bør du vurdere å forhandle frem avtalepriser med flyselskaper. Er utgiftene på over fire millioner dollar og omfatter tre hovedland, kan et administrert program for flyreiser være det beste for bedriften.
   • Flyutgifter etter de mest populære landene og rutene: Her bør du se på landene og rutene som står for 80 % av flyutgiftene.
   • Gjennomgå flyforhandlingsprogrammet: Evaluer de eksisterende avtaleprisene. Gjennomsnittlig dekning hos Egencia, er 75 % med et administrert program. Er tallene under dette, bør avtaleprisene hos de foretrukne leverandørene reforhandles. Før forhandlingene bør du finne ut hva den manglende dekningen skyldes, f.eks. monopolsituasjoner og ruter som ikke er inkludert.
   • De fem beste flyleverandørene: Ved å se på de beste flyleverandørene kan du finne sparemuligheter som bonusordninger.
   • Forkjøpspolicy og regler for kabinklasse
   
   
3. Overnatting:
   • Etterlevelse av hotellpolicyen: Dersom etterlevelsen er på under 88 % (Egencia-gjennomsnitt), bør du gå gjennom hotellpolicyen for å fremme en høyere online-andel, få bedre kostnadskontroll og oppnå flere besparelser.
   • Gå gjennom hotellprogrammet: Lag en liste over reisemålene som utgjør 80 % av overnattingene, og forhandle direkte med hotellene der bedriften har over 200 overnattinger. Egencia-prefererte priser og/eller Expedias spesialpriser kan brukes for resten. Fjern hoteller med avtalepriser som ikke brukes, fra programmet. Deretter angir du foretrukne hoteller og kjeder, inkludert de med avtalepriser og de du har fra Egencias innhold. Sammenlign antallet hoteller som brukes, med antallet overnattinger for å velge ut et passende antall foretrukne hoteller. Har ikke bedriften et hotellprogram? Finn ut mer om hvordan du oppretter et hotellprogram.
   • Oppholdslengde: Denne faktoren har stor innflytelse når du skal innhente forskjellige pristyper (dynamiske, fleksible, sesongtilbud osv.) eller finne ut om det er behov for alternative overnattingssteder, som leiligheter.
   • Gjennomsnittlig pris for viktige reisemål: Her bør du fokusere på de fem viktigste byene med over 100 overnattinger per år, og se på maksprisene for disse byene. Vi anbefaler Travel Managers å angi makspriser etter land, region og delstat for de andre byene.
   • Gjeldende forkjøpsregler.
   
   
4. Tog:
   • Angi de ti mest populære rutene: Når du gjennomgår avtalene med de foretrukne leverandørene, bør du i tillegg til å se på priser også ta hensyn til faktorer som fleksibel bestilling, prioritert ombordstigning, tilgang til lounge og tilgang til wi-fi.
   • Gjeldende forkjøpsregler.
   
   
5. Bil:
   • Utgifter per partner og kategori: Gå gjennomgå bedriftens foretrukne partnere og potensielle muligheter for å forhandle frem avtalepriser.
   • Angi de mest populære hentestedene på landsnivå: Bruk denne informasjonen til å se nærmere på foretrukne leverandører.
   • Tradisjonell kontra én vei: Bruk denne informasjonen til å forhandle frem faste priser for levering ved forskjellige steder.
   • Hentested (flyplass, togstasjon, sentrum): Disse hentestedene har spesifikke gebyrer, så her kan du finne gode forhandlingsmuligheter.
   • Leietid: Bruk denne informasjonen til å forhandle frem priser per dag eller uke.
   • Angi den autoriserte bilkategorien.

Formål:
Se gjennom brukergruppene og policyen som gjelder per brukergruppe.

Dra nytte av dataene:
Du kan bruke tabellen over anbefalte handlinger til å se nærmere på policyen og sørge for at du når bedriftens mål. Du må samarbeide med viktige interessenter om å definere handlinger og endringer som skal innføres i forretningsreiseprogrammet.


Steg 3: Dra nytte av Egencia
Nå som du har målene for relanseringen av reiseprogrammet og rapportene som viser programmets resultater, kan du begynne å fokusere på hvordan policyene vil være de neste ukene og månedene. På bedriftens Egencia-nettsted er forretningsreisepolicyen integrert i reiseløsningen. Dette gjør det lett for de reisende å etterleve policyen, og du kan enkelt gjøre oppdateringer med et tastetrykk.

Begynn med å oppdatere reisepolicyen
Hvis bedriften din ikke har en skriftlig reisepolicy, kan du se vår guide for å utforme en reisepolicy.

Deretter kan du gå gjennom innstillingene online med disse fire enkle stegene

1. Du kan bruke guidene nedenfor til å oppdatere de fem nøkkelpunktene:
   • Last inn reisepolicyen hos Egencia.
   • Last inn priser for foretrukne hoteller.
   • Se gjennom godkjenningsinnstillingene.
   • Personlige meldinger og varsler.
   • Ta kontakt med Account Manager for å tilføye nye bonusordninger.
   Du kan også se våre videospillelister.
2. Se gjennom brukergruppene og -profilene:
   • Sjekk om alle reisende har profiler.
   • Se gjennom brukergruppene.
3. Del bedriftens reisepolicy på startsiden din. Mer informasjon
   .
4. Generer en rapport for å følge med på resultatene:
   • Gå gjennom årsakskodene for å finne ut hvorfor det gjøres bestillinger utenfor reisepolicyen.

Steg 4: Relanser forretningsreiseprogrammet
Nå er det på tide å informere internt om relanseringen, slik at alle reisende og reisebestillere er oppdatert om endringene som er gjort. Les guiden nedenfor for hjelp til å relansere forretningsreiseprogrammet internt og oppnå gode resultater.

Følg disse fire stegene for effektiv formidling av det nye forretningsreiseprogrammet:

1. Få støtte fra et styremedlem (eller en sponsor).
2. Lær opp de ansatte på nytt.
3. Utarbeid en intern kampanje ved bruk av Egencias verktøysett for relansering.
4. I etterkant av pandemien anbefaler vi at du deler vår sikkerhetssjekkliste med bedriftens ansatte, informerer dem om hvordan de skal løse inn ubrukte billetter, samt oppretter en tilbakemeldingsprosess, så de ansatte kan få gode svar på eventuelle spørsmål de måtte ha angående det å reise igjen.

Nå som du har gått gjennom våre beste anbefalinger for å relansere forretningsreiseprogrammet på en effektiv måte, bør alt ligge til rette for å oppnå gode resultater. Med bedre kontroll på hvordan du forbereder bedriften på forretningsreiser etter COVID-19-krisen, kan du nå logge på og bruke det du har lært.

Husk at du ikke er alene. Hvis du er klar til å tilpasse programmet i henhold til den nye normalen, så er vi her for å hjelpe deg. Vi tilbyr konsulenttjenester for å hjelpe deg med å ta de beste avgjørelsene om forretningsreiseprogrammet. Mer informasjon.