Ihr Leitfaden für eine effektive
Überarbeitung Ihres Programms

Die Welt der Geschäftsreisen ist ständig im Wandel. Diverse Länder öffnen ihre Grenzen wieder. Daher ist jetzt die richtige Zeit, sich auf das Leben in der „neuen Normalität“ nach COVID-19 vorzubereiten. Ihr Geschäftsreiseprogramm und Ihre Reiserichtlinie müssen absolut wasserdicht sein und bessere Möglichkeiten für Risikomanagement und Kosteneinsparungen bieten als je zuvor. Sie sollten also jedes Element Ihres Reiseprogramms (vor, während und nach der Reise) genau unter die Lupe nehmen, damit sich Ihr Geschäft rasch erholen kann.

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vom Festlegen neuer Ziele bis hin zur Planung Ihrer Kommunikationsstrategie alle Aspekte berücksichtigen.

Inhalt:


Schritt 1: Neue Ziele definieren
Die Coronapandemie wird vermutlich dafür sorgen, dass sich die Ziele und Prioritäten Ihres Geschäftsreiseprogramms ändern. Wie auch immer diese aussehen werden, der Schlüssel für den Erfolg liegt darin sicherzustellen, dass Ihre Reisekosten zentral erfasst werden. Dazu müssen alle Reisen nach demselben Buchungsprozess und auf derselben Plattform gebucht werden.

Bei Geschäftsreisen spielen fünf wichtige Faktoren eine Rolle.
Sie können einen oder mehrere davon auswählen. Achten Sie darauf, sich für Aspekte zu entscheiden, die zu denen Zielen, der Kultur und den Vorgaben für die Zufriedenheit der Reisenden Ihres Unternehmens passen.

  1. Risikomanagement: Die Risiken für Reisende sind komplexer und komplizierter geworden und müssen daher sorgfältig bedacht werden. Auf Ihrer Egencia-Website finden Sie zahlreiche Tools für das Risikomanagement und die Unterstützung der Reisenden. Nutzen Sie sie, um Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern bestmöglich zu erfüllen. Sie erhalten damit mehr Kontrolle über Reiseziele und/oder Benachrichtigungen, sehen, wo sich Ihre Reisenden befinden, und können sie über anstehende Änderungen, Probleme oder Notfälle informieren. Mehr erfahren

  2. Kostenkontrolle: Sie müssen sich darauf verlassen können, dass Ihr Reisebudget sinnvoll eingesetzt wird und Ihrer Organisation einen Mehrwert erbringt. Halten Sie die Kosten niedrig, ohne Kompromisse bei der Sicherheit der Reisenden oder den ihnen angebotenen Dienstleistungen zu machen. Behalten Sie die Reisekosten angesichts geringerer Budgets genau im Blick. Bei dieser Strategie ist es wichtig, neben den anfänglichen Einsparungen die weiteren Auswirkungen zu berücksichtigen. Die Zufriedenheit der Reisenden ist entscheidend für erfolgreiche Geschäftsreisen.

  3. Höhere Einsparungen: Bei der Vorbereitung auf eine erneute Geschäftsreisetätigkeit ist es wichtig, alle sich bietenden Einsparmöglichkeiten zu nutzen. Ein umfangreiches Angebot lässt Ihnen und Ihren Reisenden die freie Wahl. Wir können Ihnen passend zu Ihrer Richtlinie und entsprechenden Empfehlungen die besten Optionen liefern. Denken Sie daran: Ihre Reiserichtlinie, einschließlich Tagespauschalen, bevorzugter Optionen usw., ist für diese Strategie entscheidend.

  4. Mehr Nachhaltigkeit: Bei der Vorbereitung von Reisen nach COVID-19 denken Sie vermutlich auch über Ihre Nachhaltigkeitsziele und die Auswirkungen von Änderungen an Ihrem Reiseprogramm nach. Messen und reduzieren Sie daher Ihre Auswirkungen auf die Umwelt/die Gesellschaft/die Wirtschaft und nutzen Sie „grüne“ Anbieter. Mit Egencia Analytics Studio können Sie Ihre Flug- und Hotelemissionen verfolgen und Berichte dazu erstellen.

  5. Unterstützung der Unternehmensexpansion: Falls Sie neue Märkte erschlossen oder vor Kurzem ein anderes Unternehmen übernommen haben, ist jetzt eine gute Zeit, Ihr Reiseprogramm zu überdenken und es an den aktuellen unternehmens- oder branchenspezifischen Entwicklungen auszurichten.

Achten Sie bei der Definition neuer Ziele darauf, sie an Folgendes anzupassen:
  • Ihre Unternehmenskultur (die zentralen Ziele und Pläne des Managements)
  • Die Zufriedenheit der Reisenden und welche Einspruchmöglichkeiten sie in dieser Krise bei Geschäftsreisen haben sollen
  • Entscheidungsträger und wichtige Beteiligte
  • Ihre Unternehmensrichtlinien, die festlegen, wann Reisen wieder erlaubt sein sollen und welche Arten von Geschäftsreisen betroffen sind
  • Vorschriften auf Bundes- und Landesebene in Ihrem Land und denen, in die Sie geschäftlich reisen


Schritt 2: Performance analysieren und überprüfen
Unabhängig von den gewählten Faktoren sollten Sie die Performance Ihres Reiseprogramms analysieren und überprüfen. Sie sollten in der Lage sein, die wichtigsten Leistungskennzahlen – von der Ausgabenkonzentration bis zum Verhalten der Reisenden – zu verfolgen, um festzustellen, welche Auswirkungen die Coronakrise hat und welche Daten Sie in Zukunft brauchen.
Die folgenden drei Datengruppen sollten Sie bei der Überprüfung der Performance Ihres Reiseprogramms heranziehen.

Allgemeine Performance*
*Konzentrieren Sie sich auf 2019, um Datenverzerrungen aufgrund der Pandemie zu vermeiden.

  1. Prüfen Sie im Egencia Analytics Studio-Arbeitsbereich Folgendes:
    • Jährliche Ausgabenentwicklung: Veränderungen bei den Reisekosten weisen darauf hin, dass Sie Ihre Richtlinie überprüfen sollten.
    • Entgangene Flugkosteneinsparungen: Mithilfe der Nachverfolgung von Begründungscodes und entsprechender Berichte können Sie herausfinden, warum die Reisenden nicht den günstigsten Tarif gebucht haben.
    • Online-Buchungsrate: Falls sie unter 87 % liegt (Egencia-Durchschnitt), sollten Sie Maßnahmen zur Kontrolle der Offline-Buchungskosten ergreifen.
    • Richtlinieneinhaltung: Falls sie unter 80 % liegt (Egencia-Durchschnitt), sollten Sie anhand der Begründungscodes herausfinden, warum außerhalb der Reiserichtlinie gebucht wurde.

  2. Prüfen Sie offline Folgendes:
    • Ausgaben außerhalb des Programms: Der Erfolg Ihrer Reiserichtlinie hängt davon ab, wie gut es Ihnen gelingt, dafür zu sorgen, dass diese bei allen Buchungen eingehalten wird. Prüfen Sie das Reise- und Kostenmanagement, um herauszufinden, wie viele Transaktionen außerhalb des offiziellen Buchungsprozesses stattfinden.
    • Verwendete Zahlungsmethoden und Kosten: Zahlungen bergen manchmal ein großes Einsparpotenzial (durch die Senkung der Kosten für die Reise- und Ausgabenkonsolidierung und -verwaltung). Weitere Informationen zur optimalen Zahlungsweise
    • Benutzerzufriedenheit: Berücksichtigen Sie sämtliche Beteiligte – Reisende, Bucher und Genehmiger –, um alle Anforderungen abzudecken und anschließend einen ganzheitlichen Maßnahmenplan zu gestalten.

Die fünf Säulen der aktuellen Performance Ihrer Reiserichtlinie
  1. Allgemeine Leitlinien und der Buchungsprozess:
    • Risikomanagement bei Geschäftsreisen: Gehen Sie die vorhandenen Leitlinien durch oder sehen Sie sich unsere Empfehlungen an, indem Sie hier klicken. Falls Sie noch keine Leitlinien für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen haben, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, unsere Best Practices für Ihr Reiseprogramm zu lesen.
    • Nachhaltigkeit: Gehen Sie die vorhandenen Leitlinien durch und vergleichen Sie sie mit unseren Empfehlungen, indem Sie hier klicken. Falls Ihr Unternehmen noch keine entsprechenden Leitlinien hat, sehen Sie sich unsere Best-Practice-Empfehlungen an.
    • Allgemeine Planung/Vorausbuchung: Sehen Sie sich an, wie gut die Regeln eingehalten werden. Falls die Vorgabe, früh zu buchen, nicht respektiert wird, finden Sie anhand einer internen Befragung heraus, woran dies liegt. Möglicherweise wäre eine entsprechende Schulung hilfreich.
    • Genehmigung: Sie sollten Genehmigungen nur einsetzen, wenn die Einhaltung Ihrer Reiserichtlinie unter 60 Prozent liegt oder ein verstärktes Risikomanagement erforderlich ist (z. B. während einer Pandemie).

  2. Flug:
    • Einhaltung der Richtlinie für Flüge: Falls die Einhaltung unter 70 % liegt (Egencia-Durchschnitt), sollten Sie Ihre Flugrichtlinie überarbeiten, um die Online-Buchungsrate, die Kostenkontrolle und die Einsparungen zu verbessern.
    • Summe der jährlichen Ausgaben für Flüge: Falls Sie pro Jahr mehr als 60.000 $ für Flüge ausgeben, könnten Sie Tarife mit Fluggesellschaften aushandeln. Liegen Ihre Ausgaben über 4 Mio. $ in drei wichtigen Ländern, wäre auch ein verwaltetes Flugbeschaffungsprogramm eine Überlegung wert.
    • Ausgaben für Flüge nach wichtigsten Ländern und Strecken: Sehen Sie sich die Länder und Flugstrecken an, auf die 80 % Ihrer gesamten Flugausgaben entfallen.
    • Flugbeschaffungsprogram prüfen: Sehen Sie sich die aktuelle Abdeckung Ihrer ausgehandelten Tarife an. Bei Egencia liegt die Abdeckung mit einem verwalteten Programm bei durchschnittlich 75 %. Falls Sie unter diesem Wert liegen, sollten Sie mit Ihren bevorzugten Anbietern neu verhandeln. Zuvor sollten Sie jedoch herausfinden, was der Grund für die mangelnde Abdeckung ist (Monopole oder nicht abgedeckte Strecken?).
    • Fünf wichtigste Fluganbieter: Identifizieren Sie indirekte Einsparmöglichkeiten wie Bonusprogramme für Geschäftsreisende.
    • Aktuelle Richtlinie für Vorausbuchungen und Regeln bezüglich der Kabinenklasse

  3. Unterkunft:
    • Einhaltung der Richtlinie für Hotels: Falls die Einhaltung unter 88 % liegt (Egencia-Durchschnitt), sollten Sie Ihre Hotelrichtlinie überarbeiten, um die Online-Buchungsrate, die Kostenkontrolle und die Einsparungen zu verbessern.
    • Hotelprogramm prüfen: Listen Sie die Reiseziele auf, auf die 80 % der Übernachtungen entfallen, und verhandeln Sie direkt mit den Unterkünften, die auf über 200 Übernachtungen Ihrer Geschäftsreisenden kommen. Nutzen Sie für den Rest Egencia-Vertragsraten bzw. Egencia-Sonderpreise. Entfernen Sie außerdem nicht genutzte Hotels aus Ihrem Programm. Definieren Sie anschließend bevorzugte Hotels und Ketten. Dazu sollten die gehören, mit denen Sie Raten ausgehandelt haben, sowie die, die Sie bei Egencia ausgewählt haben. Vergleichen Sie die Anzahl der Hotels mit der Menge der Übernachtungen, um eine angemessene Zahl bevorzugter Hotels festzulegen. Sie haben noch kein Hotelprogramm? Hier finden Sie weitere Informationen über die Gestaltung eines Hotelprogramms.
    • Aufenthaltsdauer: Sie spielt eine große Rolle beim Aushandeln verschiedener Tarife (dynamisch, flexibel, saisonal usw.) bzw. bei der Ermittlung des Bedarfs an alternativen Unterkunftsoptionen wie Apartments.
    • Durchschnittspreis für Top-Reiseziele: Konzentrieren Sie sich auf die fünf wichtigsten Städte mit mehr als 100 Übernachtungen pro Jahr und überarbeiten Sie die Obergrenzen entsprechend. Für den Rest empfehlen wir Travel Managern, stadtbezogene Obergrenzen auf Bundes-, Landes- oder regionaler Ebene zu verwenden.
    • Aktuelle Regeln für Vorausbuchungen

  4. Zug:
    • Zehn wichtigste Strecken definieren: Berücksichtigen Sie bei der Prüfung Ihrer Vereinbarungen mit bevorzugten Anbietern bzw. bei Verhandlungen nicht nur die Tarife, sondern auch flexible Buchungsbedingungen, Priority-Boarding, Lounge-Zugang und kostenloses WLAN.
    • Aktuelle Regeln für Vorausbuchungen

  5. Mietwagen:
    • Ausgaben pro Partner und Kategorie: Gehen Sie Ihre bevorzugten Partner durch, um Chancen für Sondertarife zu ermitteln.
    • Zehn wichtigste Abholorte auf Länderebene definieren: Gehen Sie Ihre bevorzugten Anbieter durch.
    • Klassische Wagenmiete vs. Einwegmiete: Handeln Sie Gebühren für die Rückgabe an verschiedenen Orten aus.
    • Abholort (Flughafen, Bahnhof, Innenstadt): Da hier unterschiedliche Gebühren anfallen, ist dies eine gute Möglichkeit, Verhandlungschancen zu ermitteln.
    • Mietdauer: Finden Sie heraus, ob Sie mit den Anbietern Tages- oder Wochenmietpreise aushandeln sollten.
    • Autorisierte Mietwagenkategorie definieren

Anwendung:
Gehen Sie Ihre Benutzergruppen und die jeweils anwendbaren Vorgaben der Richtlinie durch.

Daten gewinnbringend einsetzen:
Prüfen Sie Ihre Richtlinie anhand unserer Tabelle mit empfohlenen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass sie zu den ausgewählten Faktoren passt. Legen Sie gemeinsam mit wichtigen Beteiligten die zu ergreifenden Maßnahmen sowie die Veränderungen an Ihrem Reiseprogramm fest.



Schritt 3: In Egencia hochladen
Auf der Grundlage der für Ihr neu gestartetes Programm ausgewählten Faktoren und der Performance-Berichte können Sie sich nun damit befassen, wie Ihre Richtlinien in den kommenden Wochen und Monaten aussehen sollen. Auf Ihrer Egencia-Website ist Ihre Reiserichtlinie in unsere Lösung eingebunden, damit Ihre Reisenden sie problemlos einhalten können. Falls sich Ihre Richtlinie ändert, können Sie sie ganz einfach mit einem Mausklick aktualisieren.

Aktualisieren Sie als Erstes Ihre Reiserichtlinie.
Falls Sie diese noch nicht schriftlich formuliert haben, sehen Sie sich unseren Leitfaden zum Erstellen einer Reiserichtlinie an.

Überprüfen Sie als Nächstes in vier einfachen Schritten Ihre Online-Einstellungen.
  1. Aktualisieren Sie Ihre fünf Säulen mithilfe der folgenden Benutzerleitfäden:
  2. Sehen Sie sich Ihre Benutzergruppen und -profile an.
  3. Teilen Sie Ihre Reiserichtlinie auf Ihrer Homepage. Mehr erfahren
  4. Erstellen Sie einen Bericht zur Nachverfolgung der Ergebnisse.


Schritt 4: Reiseprogramm neu starten
Jetzt wird es Zeit, alle Ihre Reisenden und Reisekoordinatoren über etwaige Änderungen zu informieren. Der unten genannte Leitfaden enthält Tipps für den erfolgreichen Neustart Ihres Reiseprogramms.

Die folgenden vier Schritte helfen Ihnen dabei, Ihr neues Reiseprogramm effizient zu vermitteln:
  1. Holen Sie sich Unterstützung von einem Mitglied der Unternehmensleitung (oder einem Sponsor).
  2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter neu.
  3. Starten Sie eine interne Informationskampagne mit dem Toolkit von Egencia für den Neustart.
  4. Für die Zeit nach der Pandemie empfehlen wir Ihnen, Ihren Mitarbeitern unsere Checkliste zur Sicherheit von Reisenden zur Verfügung zu stellen, sie in der Einlösung nicht genutzter Flugtickets zu schulen und Feedbackmöglichkeiten zu schaffen, um etwaige Bedenken vor erneuten Geschäftsreisen zu lindern.



Jetzt kennen Sie unsere wichtigsten Empfehlungen für einen effizienten Neustart Ihres Geschäftsreiseprogramms. Ihrem Erfolg steht damit nichts mehr im Weg. Nun können Sie zuversichtlich an die Planungen für Reisen in der neuen Normalität nach COVID-19 herangehen. Melden Sie sich also in Ihrem Konto an und setzen Sie Ihre neuen Kenntnisse gleich in die Tat um.

Und denken Sie daran: Sie sind nicht allein. Wenn Sie beschlossen haben, sich auf die neue Normalität vorzubereiten, stehen wir Ihnen gern zur Seite. Wir bieten Beratungsleistungen für Geschäftsreisen an, damit Sie bei Ihrem Reiseprogramm die besten Entscheidungen treffen können. Mehr erfahren