La procédure d’implémentation est essentielle au succès de votre programme voyages. Rassembler les données clés de votre programme voyages actuel en amont de l’implémentation vous permettra de lancer rapidement votre programme voyages.

Ici, vous trouverez les informations nécessaires pour vous aider à comprendre la procédure d’implémentation afin que vous puissiez être prêt(e) lorsque vous rencontrerez le responsable chargé de cette dernière. Le responsable de votre implémentation aura besoin des informations ci-dessous pour configurer votre programme voyages.

Bien commencer

Pour bien commencer, vous aurez besoin d'avoir une image précise de votre programme voyages actuel. La checklist de pré-implémentation ci-dessous identifie certaines de ces exigences clés pour bien démarrer la procédure d’implémentation.

Checklist de pré-implémentation :

• Mettre à jour votre politique voyages : votre entreprise dispose-t-elle d'une politique voyages ? L’avez-vous comparée aux fonctionnalités des outils de réservation de voyages d'affaires que vous évaluez ? Il est maintenant temps de les passer en revue et de confirmer que votre politique voyages écrite existante peut être prise en charge. Le responsable de votre implémentation peut vous aider à identifier les éventuelles lacunes en matière de fonctionnalités, mais votre priorité est de vous assurer que votre politique voyages est à jour et qu'il s'agit bien de politiques que vous désirez voir configurées dans la plateforme. En savoir plus sur les politiques voyages.
  

• Détails sur l'entité morale ou entité de facturation : pour chaque entreprise nécessitant une facturation distincte ou devant être désignée de manière distincte, nous aurons besoin du nom, de l'adresse et du numéro fiscal (par ex. pour la TVA) de chaque entité morale ou entité de facturation.

• Accords relatifs aux prestataires : si vous avez négocié des tarifs avec des prestataires de réservations hôtelières, de vols, de locations de voitures ou de billets de train, il sera nécessaire de compiler une liste de ces prestataires. La liste doit inclure le nom du prestataire, le nom du contact, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail. Vous devrez également confirmer que chaque prestataire peut proposer vos tarifs négociés via un des systèmes de distribution majeurs (GDS) tels que Sabre, Amadeus ou Worldspan.
  
  Vous devrez également vous assurer que les contacts avec lesquels vous avez négocié vos remises travaillent toujours chez le prestataire. Dans le cas contraire, vous devrez découvrir l'identité du nouveau contact. Ce contact collaborera avec votre fournisseur de voyages d'affaires pour s'assurer que vos tarifs réduits s'affichent bien pour vos voyageurs.

• Moyen de paiement : tous vos voyageurs auront-ils accès à une carte de paiement (personnelle ou fournie par l'entreprise) pour leurs réservations ? Si oui, ces détails peuvent être ajoutés par le voyageur lors du lancement. Si votre moyen de paiement préféré n'est pas la carte de paiement, mais par exemple la carte logée AMEX ou le paiement en compte, veillez à ce que ces comptes soient configurés et soyez prêt à en fournir les détails au responsable de votre implémentation.

• Assembler l'équipe adéquate : il est important de disposer d'une équipe intégrée à votre entreprise chargée d'assurer diverses responsabilités. Cette équipe doit inclure la personne responsable de la gestion de votre programme voyages au quotidien, les ressources techniques nécessaires à la prise en charge de la configuration à l’authentification unique (SSO) ou du flux de données relatif au profil d'un employé, ainsi qu'une prise en charge par vos équipes financières ou de gestion du risque. Si nous devons mettre en œuvre une solution de voyage d'affaires sur plusieurs sites, il est impératif que les décisionnaires locaux soient disponibles pour prendre en charge l’implémentation ou qu'ils travaillent en accord avec les directives d'un programme central.

• Profils voyageurs : chaque employé réservant ses propres voyages disposera d'un profil unique sur notre plateforme. Pour chaque employé disposant d'un profil, nous devrons connaître son rôle. Par exemple : voyageur (ne peut réserver que ses propres voyages), organisateur (peut réserver pour lui-même et pour d'autres) ou Travel Director (accès total aux réservations de voyages pour n'importe quel voyageur, également capable de définir et configurer les paramètres du système).
  
  Les informations requises pour la création d'un profil de base pour chaque voyageur sont les suivantes : civilité, prénom, nom de famille, groupe de voyageurs, entité de facturation, numéro de téléphone et adresse e-mail.
  
  Nous chargerons les données de base des profils voyageurs, de même que toutes les autres données pertinentes à la création de rapports, lors de la procédure d’implémentation. Vous pouvez également modifier la manière dont vous souhaitez que les profils soient gérés après le lancement. En savoir plus sur les options de gestion des profils.

• Informations relatives aux rapports : nous pouvons prendre en charge la collecte des données dont vous pourriez avoir besoin pour établir des rapports. Ces détails supplémentaires peuvent inclure le centre de coût, le motif de voyage et le service commercial. Nous vous recommandons de réfléchir aux données supplémentaires que vous désirez voir définies pour chaque voyageur et/ou aux informations que vous souhaiteriez collecter sur leurs réservations.

• Approbateurs et organisateurs : si vous souhaitez configurer une procédure d'approbation, vous devrez identifier l'approbateur pour chaque profil de voyageur. Vous pouvez désigner un ou plusieurs utilisateurs en tant qu'approbateurs pour tout achat de voyage nécessitant une approbation ou désigner des approbateurs pour des groupes spécifiques de voyageurs. En savoir plus sur l'approbation.
  
  Si vous souhaitez désigner des utilisateurs spécifiques en tant qu'organisateurs, nous devrons connaître leur identité, ainsi que les types de voyages qu'ils sont autorisés à organiser. En savoir plus sur l'organisation de voyages.

• Emplacements favoris : disposez-vous de plusieurs bureaux, de clients situés à plusieurs endroits ou de destinations de voyage fréquentes ? Si oui, nous pouvons vous aider à vous assurer que vos voyageurs recherchent des établissements à proximité par exemple. Pour configurer cette fonctionnalité, nous aurons besoin des noms et des adresses de ces destinations.

Vous venez de consulter nos recommandations pour bien préparer votre implémentation Egencia. Nous espérons avoir l'occasion de travailler avec vous et d'assurer le succès de votre nouveau programme voyages !