Der Implementierungsprozess ist entscheidend für ein erfolgreiches Geschäftsreiseprogramm. Es hat sich gezeigt, dass es hilfreich sein kann, die wichtigsten Informationen zu Ihrem aktuellen Reiseprogramm vorab zusammenzutragen, damit Ihr neues Reiseprogramm so schnell wie möglich einsatzbereit ist.

Wir möchten Ihnen alle Informationen zur Verfügung stellen, die Ihnen helfen, den Implementierungsprozess zu verstehen, damit Sie vorbereitet sind, wenn Sie Ihren Implementation Manager sprechen. Der Implementation Manager benötigt die unten abgefragten Informationen, um Ihr Reiseprogramm einzurichten.

Erste Schritte

Zunächst benötigen Sie einen detaillierten Überblick über Ihr aktuelles Reiseprogramm. Mit der Implementierungscheckliste können Sie einige dieser wichtigen Anforderungen für den Implementierungsprozess identifizieren.

Checklist zur Implementierung:

• Aktualisieren Sie Ihre Reiserichtlinie – Hat Ihr Unternehmen eine Reiserichtlinie? Haben Sie diese Richtlinie schon mit den Möglichkeiten der Buchungssysteme für Geschäftsreisen verglichen? Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um zu prüfen und sicherzustellen, dass Ihre aktuelle Reiserichtlinie unterstützt werden kann. Ihr Implementation Manager kann Ihnen dabei helfen, mögliche Lücken zu identifizieren, aber Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Reiserichtlinie auf dem aktuellsten Stand ist und dass Sie diese Richtlinie in der Plattform umsetzen möchten. Erfahren Sie mehr über Reiserichtlinien.

• Informationen zum Rechtsträger – Für jedes Unternehmen, das eine eigene Abrechnung benötigt oder einen eigenen Ansprechpartner hat, benötigen wir den Namen, die Adresse und die Steuernummer (z. B. die USt-ID Nr.) des jeweiligen Rechtsträgers.

• Anbieterverträge – Wenn Sie ausgehandelte Raten mit Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenanbietern oder Bahngesellschaften haben, stellen Sie bitte eine Liste aller Anbieter zusammen. Die Liste sollte den Anbieternamen sowie den Namen, die Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse des Ansprechpartners enthalten. Bitte stellen Sie außerdem sicher, dass jeder der Anbieter die ausgehandelten Raten über ein Global Distribution System (GDS) wie z. B. Sabre, Amadeus oder Worldspan anbieten kann.
  
  Prüfen Sie bitte auch, dass die Ansprechpartner, mit denen Sie Ihre Rabatte ausgehandelt haben, noch immer bei den jeweiligen Anbietern tätig sind. Falls nicht, klären Sie bitte, wer jetzt der für Sie zuständige Ansprechpartner ist. Dieser Ansprechpartner arbeitet mit Ihrem Geschäftsreiseanbieter zusammen, um sicherzustellen, dass Ihren Reisenden die ermäßigten Preise angezeigt werden.

• Zahlungsart – Verfügen alle Ihre Reisenden für Ihre Buchungen über eine Kreditkarte (persönliche Kreditkarte oder Firmenkreditkarte)? In diesem Fall können die entsprechenden Informationen bei der Systemeinführung von den Reisenden hinterlegt werden. Wenn Kreditkarten nicht die von Ihnen bevorzugte Zahlungsart sind und Buchungen stattdessen z. B. per AMEX BTA oder auf Rechnung ausgeführt werden sollen, sorgen Sie bitte dafür, dass die notwendigen Konten vorher eingerichtet wurden, damit Sie Ihrem Implementation Manager die entsprechenden Informationen zur Verfügung stellen können.

• Stellen Sie ein passendes Team zusammen – Es ist wichtig, dass für bestimmte Themen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Neben der oder dem Hauptverantwortlichen für Ihr Reiseprogramm sollte ein technischer Mitarbeiter zur Unterstützung bei der Einrichtung von Single Sign-On oder der Einspeisung von Daten zu Mitarbeiterprofilen vertreten sein sowie ein Ansprechpartner für die Bereiche Finanzen und/oder Risikomanagement. Sollten wir Ihre Lösung für Geschäftsreisen an mehreren Standorten gleichzeitig implementieren, ist es wichtig, dass die lokalen Entscheidungsträger zur Verfügung stehen, um die Implementierung zu unterstützen, oder dass sie über die Richtlinien eines zentralen Programms informiert wurden.

• Benutzerprofile – Alle Mitarbeiter, die eigene Reisen buchen, werden auf unserer Plattform ein eigenes Profil erhalten. Neben persönlichen Informationen wie z. B. Mitgliedsnummern bei Prämienprogrammen und den jeweiligen Kontaktinformationen müssen wir auch ihre Benutzerrolle kennen. Beispiel: Reisender (kann nur eigene Reisen buchen), Reisekoordinator (kann Reisen für sich selbst und andere buchen) oder Travel Manager (hat umfassenden Zugriff, um Reisen für alle Reisenden zu buchen und Systemeinstellungen vorzunehmen und zu konfigurieren).
  
  Informationen zur Einrichtung eines Basisprofils für alle Reisenden: Vorname, Nachname, Reisegruppe, Abteilung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
  
  Basisdaten zu den Benutzerprofilen und ggf. andere Berichtsdaten werden wir im Verlauf des Implementierungsprozesses in das System laden. Sie können wählen, wie Sie die Profile nach der Systemeinführung verwalten möchten. Erfahren Sie mehr über die Profilverwaltungsmöglichkeiten.

• Berichtsinformationen – Wir können die Erfassung von Daten zur Erstellung von Berichten, die Sie vielleicht benötigen, unterstützen. Als zusätzliche Informationen könnten z. B. Kostenstellen, der Grund für die Reise oder der Geschäftsbereich erfasst werden. Wir empfehlen, dass Sie sich vorab darüber Gedanken machen, welche zusätzlichen Daten für Reisende eingerichtet werden sollen und/oder welche Informationen Sie über die Buchungen der Reisenden erfassen möchten.

• Genehmiger und Reisekoordinatoren – Wenn Sie möchten, dass ein Genehmigungsprozess eingerichtet wird, müssen Sie für die Buchungen der Reisenden die zuständigen Genehmiger festlegen. Sie können einen oder mehrere Benutzer als Genehmiger für alle Reisebuchungen, die eine Genehmigung erfordern, festlegen, oder Sie können ausgewählte Genehmiger für bestimmte Gruppen von Reisenden festlegen. Erfahren Sie mehr über Genehmigungen.
  
  Wenn Sie möchten, dass bestimmte Benutzer als Reisekoordinatoren fungieren, müssen wir wissen, welche Benutzer diese Rolle erhalten sollen und welche Art von Reisen Sie koordinieren dürfen. Erfahren Sie mehr über das Koordinieren von Reisen.

• Regelmäßige Reiseziele – Haben Sie mehrere Standorte, Kundenstandorte oder andere Ziele, zu denen Sie regelmäßig Geschäftsreisen unternehmen? In diesem Fall können wir dabei helfen, dafür zu sorgen, dass Ihre Reisenden zum Beispiel nach nahegelegenen Hotels suchen. Um diese Funktion einzurichten, benötigen wir die Namen der verschiedenen Standorte sowie die zugehörigen Adressen.

Dies sind unsere Empfehlungen zur Vorbereitung für die Implementierung. Wir von Egencia werden Sie unterstützen, dass Ihr neues Reiseprogramm ein voller Erfolg wird.